Contratación: el formulario I-9, E-Verify y qué tiene derecho a preguntar el empleador

El orden es el mismo en todas partes: la oferta de empleo, su parte del formulario, sus documentos, la verificación del empleador.

1. Espere la oferta de empleo

   Según la IER, pedir documentos de trabajo, por ejemplo, el Employment Authorization Document (EAD), antes de la oferta de empleo puede ser discriminación. Si se los piden antes, puede comunicarse con la IER de forma gratuita y anónima.

2. Llene la Section 1 del formulario I-9

   Puede llenarla en cualquier momento después de aceptar el trabajo, pero a más tardar el primer día de trabajo. Anote su nombre completo, apellidos anteriores (si los tuvo), dirección y fecha de nacimiento, marque su estatus y, si corresponde, el A-Number (el número de sus documentos de inmigración que empieza con la letra A), el número del formulario I-94 (registro de entrada) o el número de su pasaporte extranjero, y la fecha de vencimiento de su permiso de trabajo. Firme. Si tiene un solo nombre, escríbalo en el campo del apellido y en el campo del nombre escriba Unknown.

3. Si necesita ayuda con el inglés, pídala

   Puede ayudarle un intérprete o una persona que llene el formulario con usted (preparer). Esa persona anota su nombre y dirección y firma un bloque aparte, el Supplement A, pero el formulario lo firma usted.

4. Elija los documentos para la Section 2

   Debe mostrar documentos originales que no estén vencidos. Basta con un documento de la lista A (prueba tanto la identidad como el derecho a trabajar, por ejemplo, el EAD) o con dos: uno de la lista B (identidad) y uno de la lista C (derecho a trabajar). Usted elige; el empleador no tiene derecho a exigirle un documento en particular. Una tarjeta de identificación de una agencia federal, estatal o municipal de la lista B sirve si tiene foto o indica el nombre, la fecha de nacimiento, el sexo, la estatura, el color de ojos y la dirección. A veces, en lugar del documento, se acepta el recibo (receipt) de su reemplazo.

5. El empleador llena la Section 2

   El empleador revisa los documentos y firma la Section 2 dentro de los 3 días hábiles después de su primer día pagado: si usted empezó un lunes, el plazo vence el jueves. Debe revisar los documentos en persona; solo las empresas que usan E-Verify pueden hacerlo a distancia.

6. Esté atento a la fecha de vencimiento de su EAD

   El empleador puede recordarle que su permiso de trabajo vence con al menos 90 días de anticipación, y usted debe mostrar el nuevo documento a más tardar el día en que vence el anterior. La solicitud de renovación por sí sola ya no extiende la validez del EAD.

A los recién llegados lo que más a menudo les sirve es el EAD: por sí solo reemplaza dos documentos. Pero hay otras opciones.

• Si le otorgaron asilo

  Recibió asiloGratis

  En la Section 1 marque «A noncitizen authorized to work» y en el campo de la fecha de vencimiento escriba «N/A»: su derecho a trabajar no vence. Si en Recursos Humanos no conocen su documento (por ejemplo, el formulario I-94 de quienes recibieron asilo), pueden pedir una aclaración a IER.

  justice.gov

E-Verify compara los datos de su formulario I-9 con los registros del gobierno federal. No todos los empleadores lo usan; los que lo usan necesitan su número de Social Security.

1. El empleador le comunica el resultado en privado

   Si los datos no coinciden, el sistema emite un Tentative Nonconfirmation, o mismatch. Esto le da a usted la oportunidad de aclarar la situación. El empleador está obligado a informarle en privado y a darle el formulario Further Action Notice.

2. Decida si lo va a impugnar

   En el Further Action Notice usted marca su decisión y firma. El empleador está obligado a darle una copia en inglés y a imprimir la Referral Date Confirmation, la fecha desde la que se cuenta su plazo. Si el inglés no es su lengua materna y le cuesta leerlo, según las reglas de E-Verify el empleador debe darle también una traducción del aviso: pida una copia en ruso. Debe comunicar su decisión al empleador a más tardar el día hábil federal número 10 (días de semana, excepto los feriados federales) después del resultado.

3. Comuníquese con el Department of Homeland Security o con la Social Security Administration en un plazo de 8 días hábiles

   Si lo impugna, tiene 8 días hábiles federales desde la fecha de la Referral Date Confirmation para comunicarse con el Department of Homeland Security (DHS) o con la Social Security Administration (SSA), según cuáles registros no coincidieron. E-Verify le comunicará el resultado al empleador.

4. Siga trabajando

   Mientras el DHS o la SSA revisan su caso, usted puede trabajar, y el empleador no tiene derecho a despedirle ni a castigarle de ninguna forma por el mismatch.

• Si todavía no tiene número de Social Security

  Solicita asiloTiene permiso de trabajo (EAD)Recibió asilo

  El empleador puede posponer la verificación hasta que usted reciba el número. Según las reglas de E-Verify, debe dejarle trabajar si usted llenó el formulario I-9, aunque tenga que esperar el número semanas o meses.

  justice.gov

• Lo que el empleador no tiene derecho a hacer

  Gratis

  El empleador no tiene derecho a verificar en E-Verify solo a algunos trabajadores nuevos, a verificar a candidatos que todavía no ha contratado, a no dejarle trabajar o a retrasar su primer día mientras usted corrige el mismatch, ni a exigir ciertos documentos para E-Verify por su país de origen o su estatus. Si esto ocurre, presente una queja ante IER en línea: civilrightscharge.justice.gov/ier/charge.

  justice.gov

Además de las reglas sobre los documentos de trabajo, en Nueva York hay prohibiciones aparte sobre las preguntas al contratar.

• La pregunta sobre el salario anterior

  Cualquier estatus

  Desde el 6 de enero de 2020, los empleadores en el estado de Nueva York no tienen derecho a exigir que el candidato diga su salario anterior como condición para contratarlo, y los trabajadores no están obligados a decir cuánto ganaban con empleadores anteriores.

  dol.ny.gov

• La pregunta sobre antecedentes penales (NYC Fair Chance Act)

  Vive en Nueva York

  En la ciudad de Nueva York, por regla general, el empleador no tiene derecho a preguntar por condenas penales ni por casos penales pendientes hasta que le haya hecho una oferta de trabajo condicional (conditional offer) y haya evaluado sus demás cualidades. Hay excepciones.

  nyc.gov

• Selección de currículums por computadora (AEDT)

  Vive en Nueva YorkGratis

  Si un empleador o una agencia de empleo en Nueva York selecciona candidatos con un programa basado en aprendizaje automático o inteligencia artificial (automated employment decision tool), la ley de la ciudad exige una auditoría independiente de sesgos, la publicación de sus resultados en su sitio web y un aviso previo a los candidatos de que los evaluará un programa, con instrucciones sobre cómo pedir condiciones especiales. Si no se hizo, presente una queja en línea ante el Department of Consumer and Worker Protection (DCWP) de la ciudad: nyc.gov/site/dca/consumers/file-complaint.page.

  nyc.gov

• U.S. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC)

  Gratis

  La agencia federal contra la discriminación al contratar y en el trabajo por origen nacional, raza, religión, sexo, color de piel, edad, discapacidad e información genética. Las quejas por discriminación por origen nacional en empresas con 15 empleados o más las recibe la EEOC; en empresas con 4–14 empleados, IER.

  eeoc.gov

• NYC Commission on Human Rights

  Vive en Nueva YorkGratis

  La agencia de la ciudad contra la discriminación. Comuníquese con ella si en el trabajo le tratan peor por su orientación sexual, identidad de género, origen nacional o estatus migratorio. La ley protege a empleados, contratistas, pasantes y a quienes buscan trabajo. Puede denunciar la discriminación con el formulario en línea: nyc.gov/site/cchr/about/report-discrimination.page.

  nyc.gov